Thought of the day 溝通的重要性 by Tim Pollard

Aug 8, 2022

提升你的簡報力：為什麼溝通容易有障礙？該如何去解決溝通的問題？

我們什麼時候需要用到溝通？為什麼溝通如此重要？

懂得有效溝通是一種非常強大的力量，我們不只是通過談話學習如何接受和給予，同時我們也通過與他人對話獲取想要的東西。

Why communication goes wrong…and how to fix it | Tim Pollard | TEDxBillings 本文影片參考

Tim Pollard在Ted Talk演講中說到歷史向我們證明過無數次偉大溝通者的樣貌，例如史蒂芬賈伯及其他偉大創業家，但其中他提到一個強大溝通者是希特勒，論點是邱吉爾能獲得眾人支持並不難理解，畢竟他所追求的是團結反暴政;但希特勒卻正好相反，他在那個眾人受過良好高等教育的社會，說服眾人支持他的暴政，從此可印證一個人的溝通能力擁有令人難以置信的重要和強大力量。另外，根據他研究的數據，過去在商業行為中組織經常使用簡報來表達，但實際上僅有少數的3/1的表現令人滿意，3/2被認為是非常平庸或差強人意的表現。

什麼是才是有效溝通？

別用數千張幻燈片去懲罰你的觀眾

大家是否有做過很可怕的幻燈片演講？你自己也知道根本是無效的溝通，卻還是不得已對很多人做過，不小心就做出可觀的幻燈片數量，帶領觀眾走向未知的多重宇宙。很多人在準備演講時，通常演講的文稿跟呈現的幻燈片幾乎一樣，這點很奇怪，當你收到會議通知開始，首先就打開電腦的Power point卯起來打字，當你以為越打越多字感覺自己很有進度，很可能實際上根本就沒有經過思考。

Tim是這樣定義的：有效的溝通應該是當你演講完後，聽過講座的人已有能力重述你的故事（Retell your story）。

舉例說明：當你完成一場重要的簡報提案後，這是你的第一次呈現，很多人會誤以為這樣已經可以迎接成功了，但經驗告訴我們，實際上接下來很可能會有一場不會邀請你的會議來決議是否通過你的提案，而這是你的第二次呈現，但這場簡報你無法干預，只能期待聽過你簡報後的人能夠擁有重述你故事的能力，以幫助你在第二場會議裡獲得成功。

如何準備一場有效的演講?

Tim用以下畫作“Ariel Burgess的女人”來說明一場好的演講需要打敗哪些海怪警示，圖片中有三位美人魚，遠方有一條即將靠近岩石的船，他把船比喻為“即將到來的重要演講”（Your Presentation），岩石比喻為“即將墜毀沉沒”（Looming Disaster），三位美人魚則分別代表：你的簡報幻燈片（The siren of slides）, 你的演講風格（The siren of style）, 你完美呈現演講的終極目標達成（The siren of success）。

請留意並重視以下三件關鍵的事：

一、溝通是極為重要的事，我們必須學習去掌握他，請留意前述的三種海怪警示：

你的簡報幻燈片（The siren of slides）：不要讓你的簡報幻燈片上的文字完全等同於你演講時準備要說的話。
你的演講風格（The siren of style）: 不要相信傳統簡報教學，他們告訴你只要注重眼神接觸、身體語言、強而有力的姿勢就可以贏得觀眾的心。比身體語言更重要的是言之有物，你知道你要說什麼、你在說什麼、你為什麼而說。
你完美呈現演講的終極目標達成（The siren of success）: 上述提到的兩次會議呈現理論＋最重要能代表這個演講是成功的要素是聽完簡報的那個人，能夠很忠實完整的重述你的故事，進而去影響做決定的關鍵人物，獲取你想要追求的成功。

二、是否能完整重述演講內容是一個檢視演講是否成功的標準，重述能力就像是一把關鍵鑰匙將會開啟其他的可能性。

三、計畫結果金字塔是一個工具去幫助你檢視，簡報的呈現方式與溝通順序，他能夠幫助你有效溝通。

金字塔圖使用方式為由上往下開始思考，從最頂端開始，你最初應該先思考你希望你的觀眾要去做什麼或做什麼樣的決定？第二層則是需要去思考我需要我的觀眾透過演講相信什麼？第三層則是我應該要提供哪些東西或數據來佐證我說的是真的並說服觀眾相信。下圖是Tim在講座中提到一個曾經手的案例，他需要替一群青少年爭取贊助，因此可以看到金字塔頂端他最先思考他希望贊助商願意提供什麼樣的庇護給青少年，緊接著看到第二層他延伸出三個重要的信念，最後底層則是運用一張強而有力的圖來證實若未獲得他們的贊助，將會有一群青少年流離失所，睡在垃圾堆內的照片，最終Tim團隊透過有效溝通順利獲得贊助。